Complaint Intake Analyst I (m/w/d)

Als kompetenter Personaldienstleister bringt PERSONALHANSA seit fast 40 Jahren Menschen in Arbeit. Mit Engagement und Expertise gelingt es uns die Interessen der Bewerber und unserer Kunden bestmöglich in Einklang zu bringen. PERSONALHANSA ist Mitglied der BAP/DGB Tarifgemeinschaft. Berufsanfänger und Berufserfahrene erhalten bei uns, neben sehr guten Verdienstmöglichkeiten, attraktive und sichere Orientierungsmöglichkeiten auf dem sich ständig ändernden Arbeitsmarkt.

Wir suchen für unseren Kunden in der Metropolregion Rhein-Neckar einen

Complaint Intake Analyst I (m/w/d)

Hauptaufgabengebiet:

Erledigung des Prozesses der Aufnahme von Beschwerden per Telefon und Email in das Complaint Intake System, einschl. der Übersetzung von der Landessprache ins Englische, falls erforderlich, der anfänglichen Identifizierung des Beschwerdecodes, der Durchführung von Folgemaßnahmen bei fehlenden Informationen, der Koordinierung der Logistik für die Rücksendung von Beschwerdeprodukten und der Übermittlung der Ergebnisse der Beschwerdeuntersuchungen, falls gewünscht/erforderlich

Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Händlern, die von den gemeldeten Beschwerden betroffen sind

Interne Kommunikation und Zusammenarbeit mit relevanten lokalen oder globalen Stakeholdern in anderen Abteilungen, die mit dem Beschwerdemanagement innerhalb der Organisation befasst sind, wie z.B. die Tochtergesellschaft CQA, Medical Information, Regulatory Affairs und Pharmacovigilance

Unterstützung von komplexeren Beschwerden 

Funktion bei Bedarf als Fachexperte für ein bestimmtes Produkt innerhalb des Teams

Ggfs. Entscheidung, ob ein Ersatz, eine Gutschrift oder ein Garantieanspruch gerechtfertigt ist. Benachrichtigung der entsprechenden Beteiligten, um den Prozess abzuschließen

Durchführung von Aktivitäten zur Bearbeitung von Ersatz-, Kredit- oder Garantieansprüchen für den Kunden

Ggfs. Zusammenarbeit mit der Tochtergesellschaft CQA zur Unterstützung bei der Übersetzung oder Kommunikation

Unterstützung des Managements bei Projekten/Prozessverbesserungsinitiativen, Dokumentations- oder SOP-Überprüfungen sowie bei Audits und Inspektionen

Ggfs. Treffen von Entscheidungen zur Vigilanz Berichterstattung und Vorbereitung und/oder Übersetzung (in die Landessprache) der relevanten Vigilanz Berichte zur Vorlage beim MOH

Qualifikationen:

Mindestens Realschulabschluss

Erfahrung im Qualitätsbereich oder im Kundenservice (bevorzugt im Gesundheitswesen oder der Pharmaindustrie)

Ausgeprägte Detailgenauigkeit, kritisches Denken und die Fähigkeit, mit minimalen Anweisungen unabhängig zu arbeiten

Hohe Qualität in der Kundenbetreuung

Fähigkeit, Ideen in schriftlicher und mündlicher Form klar auszudrücken

Kenntnisse und Vertrautheit mit Produkten, Verfahren, Ausrüstungen und Einrichtungen von pharmazeutischen, biologischen oder gerätebezogenen Produkten

Gute PC-Kenntnisse, Fähigkeit verschiedene Softwaresysteme sicher zu bedienen

Starke Priorisierungs- und Zeitmanagementfähigkeiten

Kenntnisse zu pharmazeutischen Produkten und Medizinprodukten und den dazugehörigen Prozessen im Bereich Qualitätsmanagement

Englisch in Wort und Schrift

Unsere Leistungen:

Vergütung mindestens nach BAP/DGB Tarifvertrag

Einsatzbedingte Zulagen und/oder Branchenzuschläge

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Arbeitszeitkonto auf Wunsch erst ab der 41. Wochenarbeitsstunde

Dauerhaft Einsätze – keine Tageseinsätze

25 % Zuschuss zum 49 € Ticket

Übernahmeoption bei unseren Kunden

Intensive Betreuung / Beratung bei der beruflichen Weiterentwicklung